बढ़ी हुई उत्पादकता के लिए समय प्रबंधन - रणनीतियाँ और तकनीकें

यदि आप के लिए तरीके की तलाश कर रहे हैं समय प्रबंधन अधिक प्रभावी ढंग से, तो आप सही जगह पर आए हैं। ऐसी कई तकनीकें हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं जो आपको अपने समय का अधिकतम लाभ उठाने में मदद करेंगी बढ़ती हुई उत्पादक्ता. आप सीखेंगे कि अपने कार्यों को कैसे प्राथमिकता दें, रुकावटों से निपटें और विकर्षणों को कैसे दूर करें।

प्राथमिकता और लक्ष्य-निर्धारण

में प्राथमिकता एक प्रमुख कारक है बढ़ती हुई उत्पादक्ता. यह कार्यों को उनके महत्व, तात्कालिकता और पुरस्कारों के अनुसार व्यवस्थित करने का एक तरीका है। यह प्रक्रिया आपको संसाधन आवंटित करने और अनिर्धारित मांगों को संभालने में मदद करती है। प्राथमिकता तय करके, आप पहले सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे, और आप अधिक प्रभावी होंगे।

प्राथमिकता तय करने के लिए आपको अपने सभी कार्यों की एक सूची बनानी होगी। इस सूची में सबसे आवश्यक कार्यों के साथ-साथ कम वाले भी शामिल हैं। आप इन कार्यों को समय-सीमा में विभाजित भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप क्लाइंट रिपोर्ट को दो अलग-अलग रिपोर्ट में विभाजित कर सकते हैं।

एक अन्य तरीका मैट्रिक्स का उपयोग करना है। आइजनहावर मैट्रिक्स एक लोकप्रिय तकनीक है। मैट्रिक्स में चार चतुर्भुज होते हैं। एक ऊर्ध्वाधर अक्ष महत्व का प्रतिनिधित्व करता है और एक क्षैतिज अक्ष अत्यावश्यकता का प्रतिनिधित्व करता है।

सबसे महत्वपूर्ण और मूल्यवान वस्तुओं की परिक्रमा करनी चाहिए। हालाँकि, आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि जैसे-जैसे आप किसी विशेष लक्ष्य के करीब जाते हैं, यह बदल सकता है। इसलिए, आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों की नियमित रूप से समीक्षा करना और उनका पुनर्मूल्यांकन करना आवश्यक है।

आप प्राथमिकताओं को भी विभाजित कर सकते हैं ताकि आपको यह पहचानने में मदद मिल सके कि आपको कौन सी नौकरियां लेनी चाहिए और कौन सी आपको सौंपनी चाहिए। आप एक मास्टर सूची में महत्वपूर्ण कार्यों को सूचीबद्ध करके और फिर उन्हें छोटे उप-कार्यों में विभाजित करके ऐसा कर सकते हैं।

बढ़ी हुई उत्पादकता के लिए विकर्षणों को दूर करना

सबसे बड़े उत्पादकता हत्यारों में से एक कार्यस्थल विकर्षण है। ईमेल से लेकर सहकर्मियों से लेकर मीटिंग और तकनीक तक कई तरह के विकर्षण हैं।

इन विकर्षणों में से प्रत्येक को पहचानना महत्वपूर्ण है और वे आपकी उत्पादकता को कैसे प्रभावित कर सकते हैं। यदि आप विचलित करने वाले कारकों की संख्या को कम कर सकते हैं, तो आप अपने रास्ते पर होंगे बढ़ती हुई उत्पादक्ता.

विकर्षणों से बचने के लिए एक कार्यक्रम बनाना एक बेहतरीन पहला कदम है। आरंभ करने का सबसे अच्छा समय पहले की रात है। आप परेशान न करें बोर्ड भी बना सकते हैं या अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद के लिए हेडफ़ोन पहन सकते हैं।

फेसबुक या ट्विटर की जांच करने के लिए इंटरनेट का उपयोग करना आपके समय की बर्बादी हो सकती है। यह आपको थोड़ा निराश करने वाला भी लग सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप जो जानकारी चाह रहे हैं वह कहीं और आसानी से उपलब्ध हो सकती है।

स्वच्छ और अव्यवस्था मुक्त कार्यक्षेत्र आपकी उत्पादकता के लिए भी फायदेमंद है। अपनी चीज़ों को क्रम में रखने से आपको अपनी ज़रूरत की चीज़ें ढूँढना आसान हो जाता है।

दिन में ब्रेक लेने से आपका फोकस बढ़ सकता है। एक संक्षिप्त ब्रेक आपके फोन को बंद करने या साइलेंट मोड पर सेट करने जितना आसान हो सकता है। अपने कार्यदिवस में अतिरिक्त 15 मिनट जोड़ना एक उत्पादक समाधान हो सकता है।

विकर्षणों से छुटकारा पाने के लिए कुछ अभ्यास और दृढ़ संकल्प की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, आप सोशल मीडिया या अपने ईमेल को अधिक बार देखने के लिए ललचा सकते हैं। एक समय-सारणी बनाकर, आप इन विकर्षणों से बच सकते हैं और अपने कार्य निष्पादन में सुधार कर सकते हैं।

रुकावटों का प्रबंधन

यदि आप चाहते हैं बढ़ती हुई उत्पादक्ता, यह सीखना महत्वपूर्ण है कि रुकावटों को कैसे प्रबंधित किया जाए। ये रुकावटें कई कारकों के कारण हो सकती हैं।

वे अनैच्छिक हो सकते हैं, जैसे कि एक सहकर्मी द्वारा रोकना, या वे आस-पास की गतिविधियों के कारण हो सकते हैं। समय से पहले कार्य योजना बनाने से आपको रुकावट के बाद फिर से जुड़ने में मदद मिल सकती है।

व्यवधानों के प्रबंधन के लिए एक रणनीति "कार्यालय समय" शेड्यूल स्थापित करना है। इससे आपको यह जानने में मदद मिलती है कि कब आपको अपने काम से हटकर काम फिर से शुरू करने की जरूरत है। फिर, आप रुकावटों को समायोजित करने के लिए कार्यों को फिर से प्राथमिकता दे सकते हैं।

अन्य रणनीतियों में यह पहचानना शामिल है कि रुकावटें जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। कुछ शोधों से पता चला है कि पुरानी रुकावटें किसी व्यक्ति की ध्यान अवधि को कम कर सकती हैं। रुकावट के बाद फिर से जुड़ने के लिए आपको इच्छाशक्ति भी रखनी होगी।

इसके अलावा, यह सीखना महत्वपूर्ण है कि वैध और अमान्य रुकावटों के बीच के अंतर को कैसे पहचाना जाए। उदाहरण के लिए, एक इंटर्न की वैध चिंता को वैध बाधा माना जाता है। लेकिन किसी सहकर्मी का फ़ोन कॉल या टेक्स्ट संदेश जो मायने नहीं रखता, वह एक अमान्य व्यवधान हो सकता है।

शोध में पाया गया है कि एक रुकावट के बाद फिर से जुड़ने में औसतन 23 मिनट लगते हैं। हालांकि पूरी तरह से रुकावटों से बचना असंभव नहीं है, यह मुश्किल हो सकता है।

रुकावटों की सूची बनाना उनके प्रभाव को कम करने का एक तरीका है। जब आप बाधित होते हैं तो इसका रिकॉर्ड रखने से आपको काम पर वापस आने पर अपनी प्राथमिकताओं को प्राथमिकता देने में मदद मिलेगी। रुकावटों पर नज़र रखने से आप उनके पैटर्न को भी समझ सकेंगे।

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