Menaxhimi i kohës për rritjen e produktivitetit – Strategjitë dhe teknikat

Nëse jeni duke kërkuar mënyra për të menaxhimin e kohës në mënyrë më efektive, atëherë ju keni ardhur në vendin e duhur. Ka disa teknika që mund të përdorni që do t'ju ndihmojnë të shfrytëzoni sa më shumë kohën tuaj dhe rritur produktivitetin. Do të mësoni se si t'i jepni përparësi detyrave tuaja, të merreni me ndërprerjet dhe të eliminoni shpërqendrimet.

Prioritizimi dhe përcaktimi i qëllimeve

Prioriteti është një faktor kyç në rritur produktivitetin. Është një mënyrë e organizimit të detyrave sipas rëndësisë, urgjencës dhe shpërblimit të tyre. Ky proces ju ndihmon të shpërndani burime dhe të trajtoni kërkesat e paplanifikuara. Duke dhënë përparësi, do të jeni në gjendje të përqendroheni fillimisht në detyrat më të rëndësishme dhe do të jeni më efektiv.

Për të dhënë përparësi, duhet të krijoni një listë të të gjitha detyrave tuaja. Kjo listë përfshin detyrat më thelbësore si dhe ato më të voglat. Ju gjithashtu mund t'i ndani këto detyra në korniza kohore. Për shembull, ju mund të ndani një raport klienti në dy raporte të veçanta.

Një metodë tjetër është përdorimi i një matrice. Matrica Eisenhower është një teknikë e njohur. Ka katër kuadrate në matricë. Një bosht vertikal përfaqëson rëndësinë dhe një bosht horizontal përfaqëson urgjencën.

Sendet më të rëndësishme dhe më të vlefshme duhet të rrethohen. Megjithatë, duhet të keni parasysh se kjo mund të ndryshojë ndërsa i afroheni një qëllimi të caktuar. Prandaj, është e nevojshme të rishikoni rregullisht qëllimet që keni vendosur dhe t'i rivlerësoni ato.

Ju gjithashtu mund të segmentoni prioritetet për t'ju ndihmuar të identifikoni se cilat punë duhet të merrni dhe cilat duhet të delegoni. Ju mund ta bëni këtë duke renditur detyrat e rëndësishme në një listë kryesore dhe më pas duke i zbërthyer në nën-detyra më të vogla.

Eliminimi i shpërqendrimeve për rritjen e produktivitetit

Një nga vrasësit më të mëdhenj të produktivitetit është shpërqendrimi në vendin e punës. Ka shumë lloje të ndryshme shpërqendrimesh, nga emailet tek kolegët, tek takimet dhe teknologjia.

Është e rëndësishme të njihni secilën prej këtyre shpërqendrimeve dhe se si ato mund të ndikojnë në produktivitetin tuaj. Nëse mund të zvogëloni numrin e faktorëve shpërqendrues, do të jeni në rrugën tuaj drejt rritur produktivitetin.

Krijimi i një orari për të shmangur shpërqëndrimet është një hap i parë i shkëlqyeshëm. Koha më e mirë për të filluar është një natë më parë. Ju gjithashtu mund të krijoni një tabelë "Mos shqetëso" ose të vishni kufje për t'ju ndihmuar të përqendroheni në punën tuaj.

Përdorimi i internetit për të kontrolluar Facebook ose Twitter mund të jetë një humbje e kohës suaj. Mund t'ju duket edhe pak zhgënjyese. Kjo është për shkak se informacioni që po kërkoni mund të jetë më i disponueshëm diku tjetër.

Të kesh një hapësirë ​​pune të pastër dhe pa rrëmujë është gjithashtu e dobishme për produktivitetin tuaj. Të kesh gjërat në rregull e bën më të lehtë gjetjen e asaj që të nevojitet.

Marrja e pushimeve gjatë ditës mund të rrisë fokusin tuaj. Një pushim i shkurtër mund të jetë aq i thjeshtë sa fikja e telefonit ose vendosja e tij në modalitetin e heshtur. Shtimi i 15 minutave shtesë në ditën tuaj të punës mund të jetë një zgjidhje produktive.

Për të hequr qafe shpërqendrimet do të duhet pak praktikë dhe vendosmëri. Për shembull, mund të tundoheni të kontrolloni më shpesh mediat sociale ose emailin tuaj. Duke vendosur një orar, ju mund të shmangni këto shpërqendrime dhe të përmirësoni performancën tuaj të punës.

Menaxhimi i ndërprerjeve

Nëse ju dëshironi të rritur produktivitetin, është e rëndësishme të mësoni se si të menaxhoni ndërprerjet. Këto ndërprerje mund të shkaktohen nga një sërë faktorësh.

Ato mund të jenë të pavullnetshme, të tilla si një koleg që ndalon, ose mund të shkaktohen nga aktivitetet aty pranë. Të kesh një plan veprimi përpara kohe mund t'ju ndihmojë të riangazhoheni pas një ndërprerjeje.

Një strategji për menaxhimin e ndërprerjeve është krijimi i një orari të "orarit të zyrës". Kjo ju ndihmon të dini kur duhet të largoheni nga puna juaj dhe ta rifilloni atë. Më pas, mund t'i ricaktoni prioritetet e detyrave për të akomoduar ndërprerjet.

Strategji të tjera përfshijnë njohjen se ndërprerjet janë një pjesë e pashmangshme e jetës. Disa kërkime kanë treguar se ndërprerjet kronike mund të ulin hapësirën e vëmendjes së një personi. Ju gjithashtu do të duhet të keni vullnetin për t'u riangazhuar pas një ndërprerjeje.

Përveç kësaj, është e rëndësishme të mësoni se si të dalloni ndryshimin midis ndërprerjeve të vlefshme dhe të pavlefshme. Për shembull, shqetësimi legjitim i një praktikanti konsiderohet një ndërprerje e vlefshme. Por një telefonatë ose një mesazh me tekst nga një koleg që nuk ka rëndësi mund të jetë një ndërprerje e pavlefshme.

Hulumtimet kanë zbuluar se duhen mesatarisht 23 minuta për t'u riangazhuar pas një ndërprerjeje. Ndërsa nuk është e pamundur të shmangësh plotësisht ndërprerjet, mund të jetë e vështirë.

Një mënyrë për të minimizuar ndikimin e tyre është krijimi i një liste ndërprerjesh. Të kesh një shënim se kur të ndërpritet do t'ju ndihmojë të vendosni prioritetet tuaja kur të ktheheni në punë. Mbajtja e gjurmëve të ndërprerjeve do t'ju lejojë gjithashtu të kuptoni modelin e tyre.

Ju mund të klikoni këtu për të ndjekur zhvillimet më të fundit rreth botës së biznesit.

Ju mund të dëshironi: Aplikacione për produktivitetin dhe menaxhimin e kohës.