Управление на времето за повишена продуктивност – стратегии и техники

Ако търсите начини да управление на времето по-ефективно, значи сте попаднали на правилното място. Има няколко техники, които можете да използвате, които ще ви помогнат да се възползвате максимално от времето си и повишена производителност. Ще научите как да приоритизирате задачите си, да се справяте с прекъсванията и да премахвате разсейването.

Приоритизиране и определяне на цели

Приоритизирането е ключов фактор за повишена производителност. Това е начин за организиране на задачите според тяхната важност, спешност и награди. Този процес ви помага да разпределите ресурси и да се справите с непланирани заявки. Като подредите приоритетите, ще можете да се съсредоточите първо върху най-важните задачи и ще бъдете по-ефективни.

За да приоритизирате, трябва да създадете списък с всички ваши задачи. Този списък включва най-съществените задачи, както и по-маловажните. Можете също така да разделите тези задачи на времеви рамки. Например, можете да разделите клиентски отчет на два отделни отчета.

Друг метод е използването на матрица. Матрицата на Айзенхауер е една популярна техника. В матрицата има четири квадранта. Вертикалната ос представлява важността, а хоризонталната ос представлява спешността.

Най-важните и ценни предмети трябва да бъдат оградени. Все пак трябва да имате предвид, че това може да се промени, докато се приближавате към определена цел. Следователно е необходимо редовно да преглеждате целите, които сте си поставили, и да ги преоценявате.

Можете също така да сегментирате приоритетите, за да ви помогне да определите кои задачи трябва да поемете и кои да делегирате. Можете да направите това, като изброите важните задачи в главен списък и след това ги разделите на по-малки подзадачи.

Премахване на разсейването за повишена производителност

Един от най-големите убийци на продуктивността е разсейването на работното място. Има много различни видове разсейване, от имейли до колеги до срещи и технологии.

Важно е да разпознаете всяко едно от тези разсейвания и как те могат да повлияят на вашата продуктивност. Ако можете да намалите броя на разсейващите фактори, ще бъдете на път към повишена производителност.

Създаването на график за избягване на разсейването е чудесна първа стъпка. Най-доброто време да започнете е предната вечер. Можете също така да създадете табло „Не безпокойте“ или да носите слушалки, за да ви помогне да се съсредоточите върху работата си.

Използването на интернет за проверка на Facebook или Twitter може да бъде загуба на време. Може дори да ви се стори малко разочароващо. Това е така, защото информацията, която търсите, може да бъде по-лесно достъпна другаде.

Наличието на чисто и без разхвърляно работно пространство също е от полза за вашата продуктивност. Подреждането на нещата улеснява намирането на това, от което се нуждаете.

Правенето на почивки през деня може да увеличи концентрацията ви. Кратката почивка може да бъде толкова проста, колкото да изключите телефона си или да го настроите на безшумен режим. Добавянето на допълнителни 15 минути към вашия работен ден може да бъде продуктивно решение.

За да се отървете от разсейващите фактори, ще са необходими малко практика и решителност. Например, може да се изкушите да проверявате социалните медии или имейла си по-често. Чрез установяване на график можете да избегнете тези разсейвания и да подобрите работата си.

Управление на прекъсванията

Ако искате да повишена производителност, важно е да се научите как да управлявате прекъсванията. Тези прекъсвания могат да бъдат причинени от редица фактори.

Те могат да бъдат неволни, като колега да се отбие, или могат да бъдат причинени от дейности наблизо. Наличието на план за действие преди време може да ви помогне да се ангажирате отново след прекъсване.

Една стратегия за управление на прекъсванията е да се установи график за „работно време“. Това ви помага да разберете кога трябва да се оттеглите от работата си и да я възобновите. След това можете да приоритизирате отново задачите, за да се съобразите с прекъсванията.

Други стратегии включват признаването, че прекъсванията са неизбежна част от живота. Някои изследвания показват, че хроничните прекъсвания могат да намалят обхвата на вниманието на човек. Също така ще трябва да имате силата на волята да се включите отново след прекъсване.

Освен това е важно да се научите как да разпознавате разликата между валидни и невалидни прекъсвания. Например, основателна загриженост на стажант се счита за валидно прекъсване. Но телефонно обаждане или текстово съобщение от колега, което няма значение, може да е невалидно прекъсване.

Изследванията са установили, че отнема средно 23 минути, за да се ангажира отново след прекъсване. Въпреки че не е невъзможно да избегнете напълно прекъсванията, може да е трудно.

Един от начините да сведете до минимум тяхното въздействие е да направите списък с прекъсвания. Наличието на запис кога ви прекъсват ще ви помогне да приоритизирате приоритетите си, когато се върнете на работа. Проследяването на прекъсванията също ще ви позволи да разберете модела им.

Можете да кликнете върху тук да следите най-новите развития в света на бизнеса.

Може да Ви хареса: Приложения за продуктивност и управление на времето.