Διαχείριση χρόνου για αυξημένη παραγωγικότητα – Στρατηγικές και τεχνικές

Αν ψάχνετε τρόπους για να διαχείριση του χρόνου πιο αποτελεσματικά, τότε έχετε έρθει στο σωστό μέρος. Υπάρχουν πολλές τεχνικές που μπορείτε να εφαρμόσετε που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας και την αύξηση της παραγωγικότητας. Θα μάθετε πώς να ιεραρχείτε τις εργασίες σας, να αντιμετωπίζετε τις διακοπές και να εξαλείφετε τους περισπασμούς.

Προτεραιοποίηση και Καθορισμός Στόχων

Η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων είναι βασικός παράγοντας την αύξηση της παραγωγικότητας. Είναι ένας τρόπος οργάνωσης των εργασιών ανάλογα με τη σημασία, τον επείγοντα χαρακτήρα και τις ανταμοιβές τους. Αυτή η διαδικασία σάς βοηθά να κατανείμετε πόρους και να χειρίζεστε μη προγραμματισμένες απαιτήσεις. Δίνοντας προτεραιότητες, θα μπορείτε να εστιάσετε πρώτα στις πιο σημαντικές εργασίες και θα είστε πιο αποτελεσματικοί.

Για να δώσετε προτεραιότητα, πρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα με όλες τις εργασίες σας. Αυτή η λίστα περιλαμβάνει τις πιο βασικές εργασίες καθώς και τις μικρότερες. Μπορείτε επίσης να χωρίσετε αυτές τις εργασίες σε χρονικά πλαίσια. Για παράδειγμα, μπορείτε να χωρίσετε μια αναφορά πελάτη σε δύο ξεχωριστές αναφορές.

Μια άλλη μέθοδος είναι η χρήση μήτρας. Η μήτρα Eisenhower είναι μια δημοφιλής τεχνική. Υπάρχουν τέσσερα τεταρτημόρια στη μήτρα. Ένας κατακόρυφος άξονας αντιπροσωπεύει τη σημασία και ένας οριζόντιος άξονας αντιπροσωπεύει το επείγον.

Τα πιο σημαντικά και πολύτιμα αντικείμενα πρέπει να κυκλώνονται. Ωστόσο, θα πρέπει να έχετε κατά νου ότι αυτό μπορεί να αλλάξει καθώς πλησιάζετε σε έναν συγκεκριμένο στόχο. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να επανεξετάζετε τακτικά τους στόχους που έχετε θέσει και να τους επαναξιολογείτε.

Μπορείτε επίσης να τμηματοποιήσετε τις προτεραιότητες για να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε ποιες εργασίες πρέπει να αναλάβετε και ποιες πρέπει να αναθέσετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό αναφέροντας τις σημαντικές εργασίες σε μια κύρια λίστα και, στη συνέχεια, αναλύοντάς τις σε μικρότερες δευτερεύουσες εργασίες.

Εξάλειψη περισπασμών για αυξημένη παραγωγικότητα

Ένας από τους μεγαλύτερους δολοφόνους παραγωγικότητας είναι οι περισπασμοί στο χώρο εργασίας. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι περισπασμών, από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συναδέλφους έως συναντήσεις και τεχνολογία.

Είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε καθέναν από αυτούς τους περισπασμούς και πώς μπορούν να επηρεάσουν την παραγωγικότητά σας. Εάν μπορείτε να μειώσετε τον αριθμό των παραγόντων που αποσπούν την προσοχή, θα είστε στο δρόμο σας την αύξηση της παραγωγικότητας.

Η δημιουργία ενός προγράμματος για την αποφυγή περισπασμών είναι ένα εξαιρετικό πρώτο βήμα. Η καλύτερη στιγμή για να ξεκινήσετε είναι το προηγούμενο βράδυ. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν πίνακα Do Not Disturb ή να φοράτε ακουστικά για να σας βοηθήσουν να εστιάσετε στην εργασία σας.

Η χρήση του Διαδικτύου για να ελέγξετε το Facebook ή το Twitter μπορεί να είναι χάσιμο του χρόνου σας. Μπορεί ακόμη και να το βρείτε λίγο απογοητευτικό. Αυτό συμβαίνει επειδή οι πληροφορίες που αναζητάτε θα μπορούσαν να είναι πιο εύκολα διαθέσιμες αλλού.

Το να έχετε έναν καθαρό και ακατάστατο χώρο εργασίας είναι επίσης ευεργετικό για την παραγωγικότητά σας. Η τακτοποίηση των πραγμάτων σας διευκολύνει την εύρεση αυτού που χρειάζεστε.

Τα διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορούν να αυξήσουν την εστίασή σας. Ένα σύντομο διάλειμμα μπορεί να είναι τόσο απλό όσο να απενεργοποιήσετε το τηλέφωνό σας ή να το θέσετε σε αθόρυβη λειτουργία. Η προσθήκη επιπλέον 15 λεπτών στην εργάσιμη ημέρα σας μπορεί να είναι μια παραγωγική λύση.

Για να απαλλαγείτε από περισπασμούς θα χρειαστεί κάποια εξάσκηση και αποφασιστικότητα. Για παράδειγμα, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να ελέγχετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή το email σας πιο συχνά. Καθορίζοντας ένα πρόγραμμα, μπορείτε να αποφύγετε αυτούς τους περισπασμούς και να βελτιώσετε την απόδοση της εργασίας σας.

Διαχείριση διακοπών

Αν θέλεις την αύξηση της παραγωγικότητας, είναι σημαντικό να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε τις διακοπές. Αυτές οι διακοπές μπορεί να προκληθούν από διάφορους παράγοντες.

Μπορεί να είναι ακούσια, όπως ένας συνάδελφος που σταματάει ή μπορεί να προκληθούν από κοντινές δραστηριότητες. Έχοντας ένα σχέδιο δράσης εκ των προτέρων μπορεί να σας βοηθήσει να εμπλακείτε ξανά μετά από μια διακοπή.

Μια στρατηγική για τη διαχείριση των διακοπών είναι η θέσπιση ενός προγράμματος «ωρών γραφείου». Αυτό σας βοηθά να γνωρίζετε πότε πρέπει να απομακρυνθείτε από την εργασία σας και να τη συνεχίσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να δώσετε ξανά προτεραιότητα στις εργασίες για να αντιμετωπίσετε τις διακοπές.

Άλλες στρατηγικές περιλαμβάνουν την αναγνώριση ότι οι διακοπές είναι αναπόφευκτο μέρος της ζωής. Ορισμένες έρευνες έχουν δείξει ότι οι χρόνιες διακοπές μπορούν να μειώσουν το εύρος της προσοχής ενός ατόμου. Θα πρέπει επίσης να έχετε τη δύναμη της θέλησης για να δεσμευτείτε ξανά μετά από μια διακοπή.

Επιπλέον, είναι σημαντικό να μάθετε πώς να αναγνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ έγκυρων και μη έγκυρων διακοπών. Για παράδειγμα, η νόμιμη ανησυχία ενός ασκούμενου θεωρείται έγκυρη διακοπή. Αλλά ένα τηλεφώνημα ή ένα μήνυμα κειμένου από έναν συνάδελφο που δεν έχει σημασία μπορεί να είναι μια άκυρη διακοπή.

Έρευνες διαπίστωσαν ότι χρειάζονται κατά μέσο όρο 23 λεπτά για να εμπλακείτε ξανά μετά από μια διακοπή. Αν και δεν είναι αδύνατο να αποφευχθούν εντελώς οι διακοπές, μπορεί να είναι δύσκολο.

Ένας τρόπος για να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπό τους είναι να δημιουργήσετε μια λίστα διακοπών. Το να έχετε ένα αρχείο για το πότε σας διακόπτουν θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις προτεραιότητές σας όταν επιστρέψετε στην εργασία σας. Η παρακολούθηση των διακοπών θα σας επιτρέψει επίσης να κατανοήσετε το μοτίβο τους.

Μπορείτε να κάνετε κλικ εδώ για να παρακολουθείτε τις τελευταίες εξελίξεις σχετικά με τον επιχειρηματικό κόσμο.

Μπορεί να ήθελε επίσης: Εφαρμογές για παραγωγικότητα και διαχείριση χρόνου.