Time management pre zvýšenie produktivity – stratégie a techniky
Ak hľadáte spôsoby, ako riadenie času efektívnejšie, potom ste na správnom mieste. Existuje niekoľko techník, ktoré môžete použiť a ktoré vám pomôžu čo najlepšie využiť váš čas a zvýšená produktivita. Naučíte sa, ako uprednostniť svoje úlohy, ako sa vysporiadať s vyrušeniami a eliminovať rušivé vplyvy.
Stanovenie priorít a cieľov
Stanovenie priorít je kľúčovým faktorom zvýšená produktivita. Je to spôsob organizácie úloh podľa ich dôležitosti, naliehavosti a odmien. Tento proces vám pomáha prideľovať zdroje a zvládať neplánované požiadavky. Keď si určíte priority, budete sa môcť najskôr sústrediť na najdôležitejšie úlohy a budete efektívnejší.
Ak chcete určiť priority, musíte si vytvoriť zoznam všetkých svojich úloh. Tento zoznam obsahuje najdôležitejšie úlohy, ako aj tie menšie. Tieto úlohy môžete rozdeliť aj na časové rámce. Môžete napríklad rozdeliť prehľad klienta na dva samostatné prehľady.
Ďalšou metódou je použitie matice. Eisenhowerova matica je jednou z populárnych techník. V matici sú štyri kvadranty. Vertikálna os predstavuje dôležitosť a horizontálna os predstavuje naliehavosť.
Najdôležitejšie a najcennejšie položky by mali byť zakrúžkované. Mali by ste však mať na pamäti, že sa to môže zmeniť, keď sa priblížite ku konkrétnemu cieľu. Preto je potrebné pravidelne kontrolovať ciele, ktoré ste si stanovili, a prehodnocovať ich.
Môžete tiež rozdeliť priority, ktoré vám pomôžu určiť, ktoré úlohy by ste mali prijať a ktoré by ste mali delegovať. Môžete to urobiť tak, že uvediete dôležité úlohy v hlavnom zozname a potom ich rozdelíte na menšie podúlohy.
Eliminácia rušivých vplyvov pre zvýšenie produktivity
Jedným z najväčších zabijakov produktivity je rozptyľovanie na pracovisku. Existuje mnoho rôznych typov rozptýlenia, od e-mailov cez spolupracovníkov až po stretnutia a technológie.
Je dôležité rozpoznať každé z týchto rozptýlení a ako môžu ovplyvniť vašu produktivitu. Ak dokážete znížiť počet rušivých faktorov, budete na dobrej ceste zvýšená produktivita.
Vytvorenie harmonogramu, aby ste sa vyhli rozptyľovaniu, je skvelým prvým krokom. Najlepší čas začať je noc predtým. Môžete si tiež vytvoriť dosku Nerušiť alebo nosiť slúchadlá, ktoré vám pomôžu sústrediť sa na prácu.
Používanie internetu na kontrolu Facebooku alebo Twitteru môže byť stratou času. Dokonca sa vám to môže zdať trochu frustrujúce. Je to preto, že informácie, ktoré hľadáte, môžu byť ľahšie dostupné inde.
Čistý pracovný priestor bez neporiadku je tiež prínosom pre vašu produktivitu. Ak máte vo veciach poriadok, ľahšie nájdete to, čo potrebujete.
Prestávky počas dňa môžu zvýšiť vašu pozornosť. Krátka prestávka môže byť taká jednoduchá ako vypnutie telefónu alebo jeho nastavenie do tichého režimu. Pridanie ďalších 15 minút k vášmu pracovnému dňu môže byť produktívnym riešením.
Zbaviť sa rušivých vplyvov bude vyžadovať určitý cvik a odhodlanie. Môžete byť napríklad v pokušení častejšie kontrolovať sociálne médiá alebo svoj e-mail. Stanovením harmonogramu sa môžete vyhnúť týmto rozptýleniam a zlepšiť svoj pracovný výkon.
Riadenie prerušení
Ak chcete zvýšená produktivita, je dôležité naučiť sa zvládať vyrušenia. Tieto prerušenia môžu byť spôsobené množstvom faktorov.
Môžu byť nedobrovoľné, napríklad pri zastavení spolupracovníka, alebo môžu byť spôsobené aktivitami v okolí. Mať akčný plán vopred vám môže pomôcť znovu sa zapojiť po prerušení.
Jednou zo stratégií riadenia prerušení je vytvorenie plánu „pracovných hodín“. To vám pomôže vedieť, kedy musíte od svojej práce odstúpiť a pokračovať v nej. Potom môžete zmeniť priority úloh, aby ste sa prispôsobili prerušeniam.
Medzi ďalšie stratégie patrí uznanie, že prerušenia sú nevyhnutnou súčasťou života. Niektoré výskumy ukázali, že chronické prerušenia môžu znížiť mieru pozornosti človeka. Budete tiež musieť mať vôľu na opätovné zapojenie po prerušení.
Okrem toho je dôležité naučiť sa rozpoznať rozdiel medzi platnými a neplatnými prerušeniami. Napríklad oprávnená obava stážistu sa považuje za platné prerušenie. Ale telefonát alebo SMS od kolegu, na ktorom nezáleží, môže byť neplatným vyrušením.
Výskum zistil, že opätovné zapojenie po prerušení trvá v priemere 23 minút. Aj keď nie je nemožné úplne sa vyhnúť prerušeniam, môže to byť ťažké.
Jedným zo spôsobov, ako minimalizovať ich vplyv, je vytvoriť zoznam prerušení. Keď budete mať záznam o tom, kedy vás vyrušia, pomôže vám to určiť priority, keď sa vrátite do práce. Sledovanie prerušení vám tiež umožní porozumieť ich vzoru.
Môžete kliknúť tu sledovať najnovší vývoj vo svete podnikania.
Môže sa vám páčiť: Aplikácie pre produktivitu a riadenie času.
